Процесс движения материально-производственных запасов, в основном, состоит из двух стадий:
- оприходования на склад;
- отпуска и списания со склада в производство.
Товарно-материальные ценности могут поступать от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы за наличный расчет, от переделов собственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.
Производственная программа на производство и выпуск полуфабрикатов, продукции составляется на год, квартал, месяц и доводится до исполнителей — цехов, производств. На основе утвержденной производственной программы составляется баланс материальных, энергетических и других ресурсов, т.е. делается расчет их потребности на основе действующих в организации норм и нормативов, определяются источники финансовых ресурсов, поставщики и подрядчики.
Цех или производство, получив производственное задание в соответствии с фабрично-заводской производственной программой, делает заявку на сырье и материалы в управление (отдел) снабжения производства. Заявки со всех цехов и производств группируются, расчетным путем проверяются объемы по всему заявленному ассортименту и заключаются договоры с поставщиками на поставку сырья и материалов, в которых отражаются:
- объемы, условия, сроки, поставки;
- права, обязанности и ответственность сторон по поставкам;
- условия оплаты и право перехода собственности от поставщика к покупателю (потребителю) полученных товарно-материальных ценностей.
Документальное оформление поступления материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:
1) поставщик высылает получателю товарно-материальных ценностей следующие документы:
- счет-фактуру, если товар не оплачен;
- товарно-транспортную накладную;
- сертификат на продукцию и другие документы в зависимости от условий договора и доставки товара.
2) расчетные и другие документы на товар поступают в отдел снабжения, проверяются на соответствие требованиям договора с поставщиком, акцептуются и отправляются в бухгалтерию. Если есть основание для отказа от акцепта, то поставщик предупреждается об этом.
Товарно-транспортные накладные и другие документы передаются специалистам, которые обязаны при получении материалов проверить количество, а при необходимости — качество полученного товара. В случае обнаружения недостачи материальных ценностей, повреждения тары, порчи материалов составляется соответствующий акт, который может служить основанием для предъявления претензий к организации, по вине которой произошли указанные нарушения. Виновниками могут быть как транспортные организации, так и поставщики. В каждом отдельном случае проводится расследование обнаруженного нарушения договорных условий. Создается комиссия, в состав которой приглашают представителя поставщика или транспортной организации или представителя незаинтересованной организации.
Принятые грузы определяются на соответствующие склады и сдаются кладовщику или заведующему складом (ответственному лицу за хранение на складах). На складе грузы оформляются приходными ордерами. Товарно-материальные ценности, принятые на склад, оприходуются в принятых на предприятии и указанных в товарно-транспортных накладных единицах измерения. Если товар поступает в одной единице измерения, а расходуется в другой, то он учитывается одновременно в двух единицах. Один экземпляр товарно-транспортной накладной, подписанный получателем, отправляется поставщику, а другой в бухгалтерию.
Поступление на склад сырья, материалов собственного производства, а также материалов, оставшихся от списания основных средств, оформляют накладными на внутреннее перемещение материалов, которые составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в цехе, который поставил материалы, а второй — на складе. Чаще всего материалы собственного производства передаются из цеха-изготовителя в цех-потребитель. В этом случае также оформляется накладная в двух экземплярах: один остается в цехе-поставщике для учета, другой учитывается в цехе, получившем этот материал.
В этих накладных указываются внутризаводская цена поставленного материала, количество, общая сумма, краткое наименование и сортность.
Товарно-материальные ценности со склада отпускают в основное, вспомогательное производства, для переработки, на другие хозяйственные нужды, а также на продажу при наличии излишних запасов.
С целью обеспечения контроля за степенью расхода материалов и правильностью документального оформления, предприятия осуществляют комплекс организационных и технических мер, включающих нормирование расхода. Расчетные лимиты расхода доводятся до исполнителей. Материалы отпускают со склада в пределах установленных лимитов на каждый вид товарно-материальных ценностей.
Если материалы отпускают со склада не так часто, то обычно выписывается расходный документ «Требование» или «Требование-накладная» в двух экземплярах: один остается в цехе-получателе, второй — на складе.
При большом потоке материалов со склада учет ведут по лимитно-заборным картам. Это позволяет значительно сократить количество разовых расходных документов.
Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону оформляют накладными. В некоторых небольших организациях при расходе материалов используют карточки учета материалов. При очередном отпуске материальных ценностей представитель цеха-получателя расписывается в получении в самой карточке складского учета по строке соответствующего расхода.
Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону оформляют накладными, которые также выписывают в двух экземплярах.
Россия, г.Калининград.