Оплата труда как элемент издержек производства и обращения относится на соответствующие счета бухгалтерского учета с кредита счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»:
на дебет счета 20 — для производственных рабочих основных цехов; на дебет счета 23 — для рабочих вспомогательных производств; на дебет счета 25 — для общецехового персонала; на дебет счета 26 — для общезаводского персонала; на дебет счета 44 — для персонала торговли (коммерции). Суммы заработной платы по указанным счетам распределяются ежемесячно на основании первичных документов (нарядов, расчетов и платежных ведомостей, лицевых счетов, ордеров и т.п.).
Причитающийся заработок показывается в этих документах по структурным подразделениям, службам и видам выплат. Поэтому указанные документы выполняют двойную роль:
- по ним рассчитываются с работниками;
- они являются формой аналитического учета.
По документам, сгруппированным в зависимости от направления расходования средств на оплату, составляется машинограмма — ведомость распределения заработной платы по направлениям затрат, т.е. по отдельным счетам бухгалтерского учета.
В зависимости от варианта учетной политики начисление оплаты отпусков может проводиться двумя способами:
1) созданием резерва отпусков, включая платежи на социальное страхование, если они носят неравномерный характер в течение года.
Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др., кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов»:
- начисление сумм отпускных за счет резерва дебет счета 96 и кредит счета 70;
- начисление единого социального налога дебет счета 96 и кредит счета 69;
- удержания из сумм отпускных дебет счета 70 и кредит счетов 68, 69, 76, 73;
- выплата отпускных через кассу: дебет счета 70 и кредит счета 50. Резервирование средств на оплату отпускных работникам организации обеспечивает равномерность включения средств по месяцам отчетного года в себестоимость выпуска продукции.
По окончании отчетного года (в конце декабря) бухгалтерия контролирует правильность образованного резерва на оплату отпусков;
2) прямым отнесением затрат на счета учета:
дебет счетов 20, 23, 25, 26, 28, 44 и др., кредит счета 70.
Заработная плата, не выданная работнику в установленное графиком время, депонируется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на отдельном субсчете.
В отдельных случаях заработная плата может начисляться за счет других источников, например:
- по капитальным работам дебет счета 08 и кредит счета 70;
- сбыту продукции дебет счета 44 и кредит счета 70;
- начислению дивидендов дебет счета 75 и кредит счета 70.
Учитывая специфику удержаний из заработной платы, аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведут в лицевых счетах, которые открывают в начале года на каждого сотрудника (штатного, нештатного, совместителя).
В течение года в лицевых счетах отражаются суммы начисленной заработной платы, надбавки и доплаты, единовременные выплаты, пособия по листам временной нетрудоспособности и другие выплаты с указанием всех удержаний и сумм к выдаче. По окончании каждого отчетного года лицевые счета сдаются на хранение в архив.
В соответствии с действующим законодательством по труду из сумм начисленной заработной платы удерживают налог на доходы физических лиц, суммы по исполнительным листам судебных органов, по заявлению работников (на определенные цели) и в других случаях.