Все затраты по эксплуатации машин и механизмов подразделяют на две группы:
1) единовременные (условно-постоянные) — расходы на транспортировку, монтаж и демонтаж машин и механизмов, их погрузку, разгрузку, пробный пуск и т.п.;
2) текущие — расходы на основную заработную плату рабочих, занятых управлением и обслуживанием машин и механизмов, электроэнергию, топливо, горюче-смазочные и другие вспомогательные материалы, амортизацию машин и механизмов, профилактическое обслуживание и текущий ремонт машин, прочие расходы.
Текущие расходы непосредственно связаны с выполнением плана строительных работ, их величина в большой степени зависит от объема строительно-монтажных работ, поэтому их еще называют переменными расходами.
Учет расходов должен обеспечить определение фактической их величины по видам машин и механизмов и оперативное выявление отклонений от установленных норм и нормативов.
Установление нормативов на затраты по эксплуатации строительных машин и механизмов, норм времени их использования, оформление документированных отклонений от норм и выявление недокументированных отклонений осуществляются в порядке, установленном для учета материалов и заработной платы рабочих.
Затраты по эксплуатации собственных и арендованных машин и механизмов учитываются на счете 25 «Общепроизводственные расходы» по видам или группам машин и ежемесячно списываются на соответствующие счета учета их использования (20, 23, 26, 28 и др.). Расходы на перевозку материалов и строительных конструкций в пределах стройки, включая расходы по оплате труда рабочих по погрузке и разгрузке, а также затраты по вывозу и ввозу грунта включаются ежемесячно в состав статьи «Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов» со счета 23 «Вспомогательные производства» или со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (в зависимости от способа: собственными силами или сторонней организацией).
Затраты на все виды ремонта строительных машин и механизмов учитываются предварительно на счете 23 по группам машин.