logo
logo

В связи с производственной необходимостью в организациях часто приходится оплачивать административно-хозяйственные и операционные расходы наличными денежными средствами. В по­добных случаях работнику организации могут быть выданы на­личные деньги под его персональную ответственность (под от­чет) для выполнения конкретных действий по распоряжению (при­казу) руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами, список которых утверждается распоряжением или при­казом по организации.

Наличные деньги могут выдаваться персоналу организации для выезда в служебные командировки на определенный срок, в це­лях выполнения конкретного задания в интересах организации (вне места постоянной работы.).

На время командировки работника за ним сохраняются долж­ность и средний заработок. Основанием для выезда в служебную командировку является приказ о направлении работника в ко­мандировку, согласно которому выписывается командировочное удостоверение.

Расходы по командировкам: на проезд в оба конца; по найму жилья; суточные за время нахождения в командировке должны быть подтверждены документально.

В командировочном удостоверении о прибытии и выбытии в каж­дый пункт с указанием даты делаются соответствующие отметки. Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фак­тических расходов, отраженных в документах. Этот вид расхода не лимитируется и требует согласия только руководителя организации.

Суточные за время нахождения в командировке, а также рас­ходы по найму жилья лимитируются Приказами Минфина Рос­сии. Однако предприятие вправе осуществлять дополнительные выплаты персоналу сверх лимита на командировочные расходы. Это связано напрямую с формированием налогооблагаемой базы. Все денежные средства, выплаченные сверх утвержденных лими­тов, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогам на при­быль и на добавленную стоимость.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере 7 или в соответствующей таблице при автома­тизированном учете на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы наличных денег счет 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кре­дитом счета 50 «Касса».

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кре­дитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты на приобретенные товарно-материальные ценности, или другими счетами в соответствии с расходами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в уста­новленные сроки, отражаются на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредите счета 71 «Расчеты с подот­четными лицами». В дальнейшем эти суммы удерживаются из за­работной платы: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае невозможности удержания сумм задолженности из за­работной платы делается проводка дебет счета 73 «Расчеты с пер­соналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, вы­данной в подотчет.

krendel