Налично-денежный оборот в Российской Федерации регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на ее территории, утвержденным Банком России (ЦБ РФ) 05.01.1998 № 14-П.
В организации все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, с которым руководитель заключает договор о полной материальной ответственности. Руководство организации обязано, прежде чем оформить работника на должность кассира, ознакомить его с «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 в редакции письма ЦБ РФ от 26.02.1996 № 247), а также с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке из учреждения банка и сдаче в банк.
В крупных организациях с цеховой структурой производства рационально выдавать заработную плату на местах, в этом случае функции кассиров могут выполнять сотрудники цехов, на которых, с их согласия, возлагаются распоряжением по цеху и приказом по организации функции по выдаче денежной наличности (при условии заключения договора о полной материальной ответственности).
Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств оформляется в организации кассиром с использованием контрольно-кассовой техники и приходного кассового ордера (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии.
Контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ оговариваются отдельные случаи (статья 2), когда эта техника может не применяться, например, продажа газет и журналов, лотерейных билетов, торговля на рынках, ярмарках и т.д.
Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями, должна:
- быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика;
- быть в исправном состоянии с учетом установки соответствующих пломб;
- иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.
Фискальная память представляет комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники для некорректируемой ежесуточной (ежесменной) регистрации и энергонезависимого долговременного хранения итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и правильного исчисления налогов.
Фискальный режим должен обеспечивать функционирование контрольно-кассовой техники и регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.
При осуществлении операции с использованием контрольно- кассовой техники кассир обязан клиенту выдать кассовый чек.
Бухгалтерия по истечении рабочего дня (рабочих суток) обязана для контроля кассовых операций принимать к учету контрольную ленту.
В соответствии с действующим законодательством временно свободные денежные средства организации должны храниться в учреждении банка, и лишь незначительная их часть (в пределах лимита, утвержденного банком) может находиться в кассе организации. Помещение кассы должно быть оборудовано в соответствии с требованиями безопасности и сохранности денежных средств и документов.
Выдача денежных средств из кассы осуществляется расходными кассовыми ордерами, которые должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем организации.
Выдают заработную плату из кассы, как правило, в течение 3-х рабочих дней согласно платежной (расчетно-платежной) ведомости. На первом листе ведомости делается разрешительная надпись на выплату заработной платы за подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Деньги из кассы выдаются тому лицу, которому они предназначены. Если работник не может получить заработную плату в трехдневный срок, он может поручить получение ее (по доверенности) другому лицу. Против невыплаченных сумм кассир делает запись «депонировано» или ставит штамп. На депонированные суммы составляется реестр, и денежные средства сдаются в учреждение банка. При этом на депонированные суммы делаются следующие записи в системе учета:
- дебет счета 70 и кредит счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
- дебет счета 51 и кредит счета 50.
При выплате этих сумм получателю делается запись:
- дебет счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит счета 50.
Все приходные и расходные ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов в хронологическом порядке.
Прием и выдача наличных денежных средств регистрируются кассиром в кассовой книге, а контроль осуществляет бухгалтерия.