Все кассовые операции на основе первичных документов регистрируются кассиром в кассовой книге — учетном регистре строгой отчетности. Все листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, а на последней странице фиксируются концы шнура, заверяются печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера с указанием количества листов.
В кассовой книге указывается остаток на начало дня, который переписывается с предыдущей страницы «остаток на конец дня». Записи по приходу сумм денежных средств выполняются с указанием номера документа, на основании которого делается запись, фамилии лица и (или) название организации. В подобном порядке отражаются все расходные документы. В конце рабочего дня исчисляются итоги по приходу и расходу, а также выявляется остаток на конец дня:
Ок = Он + П - Р,
- где Ок — остаток денежных средств на конец дня;
- Он — остаток денежных средств на начало дня;
- П — итоговая сумма по приходу денежных средств;
- P — итоговая сумма по расходу денежных средств.
Отчет кассира принимается работником бухгалтерии. Контролирует ведение кассовой книги в организации главный бухгалтер, который не реже одного раза в месяц обязан организовывать инвентаризацию кассы в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Банка России № 40 от 22.09.1993.
Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира просчитывает остатки в кассе денежной наличности и денежных документов по каждому наименованию, сверяет с данными кассовой книги и остатками по ведомости № 1. Результаты инвентаризации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах, подписывается председателем, членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается главному бухгалтеру, а второй остается у кассира.
Инвентаризационная комиссия обязана доложить о результатах инвентаризации руководителю организации для принятия соответствующего управленческого решения.
Если обнаружены излишки денежной наличности, то в бухгалтерском учете производятся записи на сумму излишек (согласно акту):
- дебет счета 50 и кредит счета 91.
При недостаче денежных средств устанавливается виновное лицо и осуществляются записи на сумму недостачи:
- дебет счета 94 и кредит счета 50,
- дебет счета 73 и кредит счета 94.
Внесение в кассу денег виновным лицом отражается в дебете счета 50 и кредите счета 73.
Удержания из заработной платы виновного лица осуществляют по дебету счета 70 и кредиту счета 73.
В конце рабочего дня кассир сдает излишки денежной наличности в вечернюю кассу учреждения банка, а приходные и расходные документы вместе со второй частью листа кассовой книги передает в бухгалтерию.