Синтетический и аналитический учет кассовых операций следует начинать с рассмотрения 50-го счета. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, документов в кассах организации используется счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могуг быть открыты субсчета:
- 50-1 «Касса организации в рублях, где учитываются денежные средства в кассе организации».
- 50-2 «Операционная касса», где учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), эксплуатационных участков, речных переправ, судов, вокзалов и т.п.
- 50-3 «Денежные документы», который используется для учета марок государственной пошлины, проездных документов (билетов) на транспорт и других денежных документов.
При наличии кассовых операций с иностранной валютой организации могут открыть отдельный субсчет «Касса организации в иностранной валюте».
Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», используется журнал-ордер № 1 и ведомость № 1.
Записи в журнале-ордере и ведомости осуществляются в хронологическом порядке путем записи итогов за каждый рабочий день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными приходными и расходными документами. При небольшом количестве кассовых документов допускают записи в указанные регистры за несколько дней, например, за 3 — 5 рабочих дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производились записи, например: 6-9 или 21-25 и т.д.
Итоги за рабочий день (несколько дней) по корреспондирующим счетам устанавливаются подсчетом сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете кассира или на приложенных документах. Рассмотрим пример учета сумм в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 (пятидневная рабочая неделя; сведения отражаются за каждые пять рабочих дней в течение отчетного месяца), в выходные дни кассовые операции не выполняются.
Остаток средств в кассе фиксируется в ведомости № 1 только на начало и конец месяца. В течение отчетного месяца для оперативного контроля используются данные об остатках, отраженных в отчете кассира.
Общая сумма за отчетный месяц журнала-ордера № 1 390 000 р. переносится в главную книгу в графу «Оборот по кредиту» счета 50 «Касса».
К денежным документам, учитываемым в кассе, можно отнести:
- марки (акцизные, почтовые, госпошлины и т.п.);
- оплаченные, но не выданные билеты на отдельные виды транспорта;
- путевки в санатории, дома отдыха;
- собственные акции, выкупленные у акционеров;
- бланки векселей и других ценных бумаг.
Денежные документы хранятся в кассе и учитываются по номинальной стоимости. Аналитический учет кассовых операций ведется по видам денежных документов. Для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в рублях и инвалюте в пути используется счет 57 «Переводы в пути». На данном счете учитываются суммы, внесенные в кассы учреждений банков, сданные инкассаторам для последующей сдачи в банк с целью зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные по прямому назначению.
Основанием для принятия сумм на учет по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции учреждения банка, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие документы.
Для учета денежных документов и переводов в пути используется журнал-ордер № 3.
В этом журнале-ордере осуществляется также и аналитический учет кассовых операций по счету 55 «Специальные счета в банках».