Поступление основных средств организации учитывают, согласно классификации групп и инвентарных объектов.
При синтетическом и аналитическом учете основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер на основании акта приемки-передачи и других документов, подтверждающих факт приобретения основных средств. На каждый объект выписывается инвентарная карточка. На однотипные объекты выписывают групповую инвентарную карточку с указанием инвентарного номера каждого отдельного объекта учета. На арендованные (по текущей аренде) основные средства инвентарные карточки не выписывают. Для аналитического учета основных средств используют копию инвентарной карточки, прилагаемой к акту арендодателем. Каждая карточка регистрируется в инвентарной описи, и все документы хранятся в бухгалтерии. Перемещение основных средств из одного структурного подразделения в другое внутри предприятия фиксируется накладной или извещением. По инвентарным карточкам на поступившие и выбывшие объекты работники бухгалтерии заполняют карточку учета движения основных средств по их видам и группам. Общий итог групповой карточки сверяется с оборотом по дебету и кредиту счетов. В инвентарных карточках отражают денежную оценку, норму амортизации, техническую характеристику объекта, сведения о ремонтах.
Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены своевременно и по установленной форме.
В России организации должны использовать типовые формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации.
В зависимости от имеющихся у организаций прав на объекты строится система синтетического и аналитического учета поступления основных средств, которая ведется на следующих балансовых счетах первого раздела плана счетов бухгалтерского учета:
- «Основные средства»;
- «Амортизация основных средств»;
- «Доходные вложения в материальные ценности»;
- «Оборудование к установке»;
- «Вложения во внеоборотные активы».
Система синтетического и аналитического учета основных средств построена таким образом, что информация о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, отражается вначале на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции со счетами учета денежных средств, а затем, по мере принятия к учету, на счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности» в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Пример 1. Учет оборудования, не требующего монтажа.
Организация купила оборудование на сумму 90 тыс. р. (оборудование получено, проверена комплектация, перечислены деньги поставщику 90 тыс. р., в том числе НДС 15 тыс. р. и за доставку транспортом 6 тыс. р., в том числе НДС 1 тыс. р.). Купленное оборудование введено в эксплуатацию и поставлено на учет.
Бухгалтерские проводки:
- Акцептован счет поставщика оборудования на стоимость производственного оборудования без НДС 75 000 р. (дебет субсчета 08-4 «Приобретение объектов основных средств», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
- выделен НДС со стоимости оборудования 15 000 р. (дебет субсчета 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
- акцептован счет поставщика на стоимость транспортных расходов без НДС 5000 р. (дебет субсчета 08-4, кредит счета 60);
- выделен НДС со стоимости транспортных расходов 1000 р. (дебет субсчета 19-1, кредит счета 60).
- Перечислены 96 000 р. поставщику за оборудование и доставку (дебет счета 60, кредит счета 51).
- Оборудование введено в эксплуатацию согласно акту комиссии и поставлено на учет: 80 000 р. (дебет счета 01 «Основные средства», кредит субсчета 08-4).
- Одновременно списан НДС на возмещение 16 000 р. (дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», кредит субсчета 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств»).
Пример 2. Учет оборудования, требующего монтажа.
Полагаем, что производственное оборудование, которое приобрела организация в примере 1, требует монтажа. Монтаж оборудования осуществил подрядчик согласно договору подрядных работ на сумму 12 тыс. р., в том числе НДС 2 тыс. р.
Работы оплачены согласно акту выполненных работ по монтажу и счету-фактуре в полном объеме.
Бухгалтерские проводки:
Акцептован счет поставщика производственного оборудования:
- на стоимость оборудования без НДС 75 000 р. (дебет счета 07 «Оборудование к установке», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
- выделен НДС со стоимости оборудования 15 000 р. (дебет субсчета 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
- акцептован счет поставщика на стоимость транспортных расходов без НДС 5000 р. (дебет счета 07, кредит счета 60);
- выделен НДС со стоимости транспортных расходов 1000 р. (дебет субсчета 19-1, кредит счета 60).
- Перечислены деньги поставщику за оборудование и доставку 96000 р. (дебет счета 60, кредит счета 51).
- Оборудование передано в монтаж: 80 000 р. (дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», кредит счета 07 «Оборудование к установке»).
- Перечислены денежные средства подрядчику за выполнение монтажных работ по установке оборудования 12 000 р. (дебет счета 60, кредит счета 51).
- Отражены расходы по монтажу оборудования на увеличение стоимости установленного оборудования 10 000 р. (дебет счета 08, кредит счета 60).
- Выделен НДС со стоимости монтажных работ 2000 р. (дебет субсчета 19-1, кредит счета 60).
- Оборудование смонтировало и пущено в эксплуатацию согласно акту комиссии и поставлено на учет: 90 000 р. (дебет счета 01, кредит счета 08).
- Одновременно списан НДС на возмещение 15000 + 2000 + + 1000 = 18000 р. (дебет счета 68, кредит субсчета 19-1).
Объектный учет основных средств ведется бухгалтерией на инвентарных карточках учета основных средств (форма ОС-6). Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к общероссийскому классификатору основных фондов, утвержденному постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 26.12.1994 № 359, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).
В организациях с небольшим количеством объектов основных средств пообъектный учет рекомендуется осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения (методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).
Инвентарные карточки (инвентарная книга) заполняются на основе первичных документов (акты, накладные приемки-передачи основных средств, технические паспорта, счета-фактуры, платежные поручения, документы на перемещение и списание объектов и т.п.).
В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации; индивидуальные характеристики и особенности учитываемого объекта. Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии, регулярно сверяются с данными синтетического учета основных средств.