Трудовые отношения в организациях регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Трудовым договором, Гражданским кодексом Российской Федерации, внутренними положениями о премировании и другими нормами и правилами.
В этой связи и определяются задачи учета, контроля за мерой труда и его оплатой; создание обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате; точная и своевременная оплата; законность операций, удержаний; учет потерь рабочего времени; эффективность применяемых систем оплаты труда и т.д.
Рабочее время — в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные его периоды, оговоренные законами и иными нормативными правовыми актами.
По Трудовому кодексу Российской Федерации нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю.
Нормальная продолжительность рабочего времени в неделю может сокращаться, например:
- на 16 ч — для работников в возрасте до 16 лет;
- 5ч — для инвалидов 1 и 2 групп;
- 4ч — для работников в возрасте от 16 до 18 лет;
- 4 ч и более — для работников на вредных и опасных работах в порядке, установленном российским правительством.
Оперативный учет численности работников и отработанного времени в организациях ведется в табеле учета использования рабочего времени (формы Т-12 и Т-13).
Неявки или опоздания на работу по уважительным причинам оформляются листками временной нетрудоспособности; справками о выполнении государственных обязанностей; командировочными удостоверениями и т.п.
Сверхурочные работы и внутрисменные простои фиксируются отдельно.
Затраты рабочего времени группируются по признакам:
- отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочно, в выходные и праздничные дни);
- неотработанное время (оплачиваемое — отпуска, командировки, простои, выполнение государственных обязанностей и т.д.; неоплачиваемое).
В соответствии с классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, действующих на территории России с января 1996 г., состав персонала организации учитывается по следующим категориям: рабочие, руководители, специалисты, другие служащие.
Общее количество работников, занятых в организации, определяет его списочную численность.
В нее включаются наемные работники, привлекаемые по трудовому договору на постоянную, временную или сезонную работу в течение одного и более дней, а также сами собственники, если они непосредственно работают в данной организации.
В списочную численность включают за каждый рабочий день как фактически работающих, так и отсутствующих работников по каким-либо причинам, за некоторым исключением согласно действующему законодательству.
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется как отношение итога списочной численности за каждый календарный день, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни к числу календарных дней отчетного месяца.
Средняя численность работников за отчетный период включает среднесписочную численность, среднюю численность внешних совместителей, среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера.
Важным правовым документом является трудовой договор, который составляется в письменной форме и в последующем может дополняться в связи с изменившимися условиями труда, характером работ и т.д.
В соответствии с Трудовым кодексом под трудовым договором понимается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Основным документом для учета вновь принятых на работу по трудовому договору является приказ о приеме работника на работу (форма Т-1).
В отделе кадров на каждого работника заполняется личная карточка (форма Т-2) на основании данных трудовой книжки и других документов.
Для обобщения информации по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате, удержаниях, льготах, сумме к выдаче на руки в бухгалтерии составляется лицевой счет (формы Т-54 и Т-54а) на каждого работника.
К числу важных трудовых показателей относят норму труда, норму выработки и норму времени. Под нормой времени понимают затраты рабочего времени, установленные для выполнения единицы работы. Ее разновидности — норма обслуживания, нормированное задание.
Норма выработки — измеренный установленный объем работы, который подлежит выполнению в единицу рабочего времени (час, смену, месяц и т.п.).
Норма труда — обобщенный показатель нормы выработки, нормы времени, нормы обслуживания, нормы численности, устанавливаемый организацией в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
Информация об отработанном времени и трудовых показателях по каждому работнику учитывается по структурным подразделениям организации (цехам, участкам, отделениям, сменам, бригадам).
Таким образом, учетная информация, отражающая сведения об использовании рабочей силы, является основным источником сводных данных для оперативного анализа состояния трудовых ресурсов организации, планирования основных трудовых показателей с целью выполнения уставных задач организации.