Процессы создания запасов связаны с определенными расходами, которые в зависимости от специфики предприятий составляют 10 —25% стоимости самих запасов. Поэтому своевременность и достоверность учета запасов должны способствовать оптимальному их уровню.
Техника управления запасами включает:
- длительность страховых циклов,
- продолжительность циклов заготовления и поставки,
- объем заказываемых партий,
- суммарный цикл заказа (включает длительность страхового цикла, а также цикла заготовления и поставки).
Уровень запасов зависит напрямую от способов и сроков поставки, а также от фактического расхода. Контроль уровня осуществляется работниками отдела снабжения, бухгалтерией и кладовщиками. Оперативный учет количества материалов ведется в карточке складского учета. При наличии автоматизированного учета вся информация контролируется на дисплее компьютера, а также способом распечатки фактического наличия запасов на бумажном носителе информации. По мере снижения запасов и возникновения необходимости их пополнения действует схема, состоящая из трех этапов:
первый этап — закупка материальных ценностей — включает следующие стадии:
- подачу заявки в отдел снабжения;
- выбор надежного поставщика;
- заключение контракта на поставку, с отражением вопросов оплаты и доставки ценностей;
- оплата и доставка на предприятие.
второй этап — приемка материальных ценностей:
- осмотр ценностей, получение и сверка данных по документам с фактическим наличием, разгрузка, взвешивание, перемеривание и складирование;
- оформление приходных ордеров и других документов;
- передача документов в отдел снабжения и бухгалтерию (для отметки о выполнении заказа, организации аналитического и синтетического учета);
- выборочный или сплошной контроль качества;
третий этап — отпуск материальных ценностей:
- производственный отдел планирует выполнение конкретного заказа согласно договору, определяет количество расходных материалов и в установленном порядке выписывает требование на отпуск материалов со склада;
- цеха и производства, получив заказ, по требованию получают со склада материалы, необходимые для выполнения этого заказа. Многие крупные предприятия вместо требований используют лимитно-заборные карты;
- склад отпускает, обрабатывает документы и передает их в бухгалтерию;
- бухгалтерия, получив документы, проставляет в них цену, сумму по каждому виду отпущенных материалов и заполняет оборотные ведомости.
Важное место в учете отводится вопросу оценки запасов. На практике используются следующие системы оценки:
- по средней заготовительной стоимости (средневзвешенной цене). Данная процедура предусматривает проведение многочисленных расчетов, установление средних для данного учетного периода цен по каждому виду объекта учета. Средневзвешенную цену (Pj) при выдаче материальных ценностей исчисляют путем деления общей суммы стоимости запаса на его количество после каждой партии закупки.
Pi= (x P0D0 + x PnDn) / D0 +Dn
где Pi — средневзвешенная цена единицы i-го материала при отпуске со склада; Р0 — стоимость единицы i-го вида материала в остатке; D0 — количество i-го вида материала в остатке; Pn — стоимость единицы i-го вида поступившего материала; Dn — количество i-го вида поступившего материала;
- метод FIFO (материалы, полученные первыми, отпускаются первыми, при этом оставшиеся запасы будут оценены в стоимости последних партий поставки);
- метод LIFO (последняя партия отпускается в производство, а первая остается на складе);
- по фактической себестоимости каждой партии материала.
Материально-производственные запасы принимаются к учету по фактической себестоимости, которая представляет фактическую сумму затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов.
Суммы НДС отражаются по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Суммы НДС по материальным ресурсам, используемым при изготовлении продукции, освобожденной при продаже от НДС, списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и др.
К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу) в соответствии с заключенными договорами.
Все операции, которые непосредственно связаны с расчетами по приобретению товарно-материальных ценностей, независимо от времени оплаты, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к учету товарно-материальных ценностей в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» или счетами учета соответствующих затрат.
Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления товара, а при его приемке на склад обнаружилась недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика (после его акцептования) были обнаружены несоответствие цен по договору или ошибки, то в этом случае делается следующая бухгалтерская проводка на недостающую сумму: дебет счета 60, кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям».
Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчеты в порядке плановых платежей — по каждому поставщику. Построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по поставщикам, а также по расчетным документам.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках деятельности группы взаимосвязанных организаций, по которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 обособленно:
- суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консалтинговые услуги, связанные с приобретением товарно - материальных ценностей,
- таможенные пошлины,
- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов.
Списание процентов по заемным средствам на приобретение материалов имеет свои особенности. Если эти затраты по процентам связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования материалов на складах организации, то они включаются в состав фактических затрат на приобретение товарно- материальных ценностей. Однако подобные затраты, осуществленные после оприходования товаров на склад, относятся на финансовые результаты и отражаются в составе операционных расходов.
В состав затрат по процентам за материально-производственные запасы включают:
- проценты, причитающиеся к оплате заимодавцам и кредиторам по полученным от них займам и кредитам;
- проценты по причитающимся к оплате векселям и облигациям;
- дополнительные затраты, произведенные в связи с получением займов и кредитов, выпуском и размещением заемных средств;
- курсовые и суммовые разницы, относящиеся на причитающиеся к оплате проценты по займам и кредитам, полученным и выраженным в иностранной валюте или условных денежных единицах, которые образуются с момента начисления процентов по условиям договора до их фактического перечисления.
Затраты по полученным займам и кредитам должны признаваться расходами того периода, в котором они осуществлены.
Одним из источников поступления товарно-материальных ценностей на предприятие является их производство собственными силами. Например, на металлургических комбинатах с полным циклом производства изготавливается кислород, агломерат, кокс и другое сырье для производства чугуна и стали в основном технологическом процессе. В данном случае сырье, и материалы, произведенные на самом предприятии, учитываются также на счете 10 «Материалы». Они учитываются по фактической себестоимости, определяющейся на счетах учета производственных затрат, т.е. исходя из фактических затрат на производство. При этом осуществляется следующая проводка: дебет счета 10 и кредит счета 20 или дебет счета 10 и кредит счета 23.
При отпуске в производство и ином выбытии материально-производственных запасов производится их оценка, согласно учетной политике организации, одним из следующих методов:
- по средней себестоимости;
- FIFO (материалы, полученные первыми, отпускаются первыми, при этом запасы, оставшиеся на складе, будут оценены в стоимости последних партий поставки);
- LIFO (последняя партия отпускается в производство, а первая остается на складе);
- по фактической себестоимости каждой единицы товара.
Оценка запасов по средней себестоимости основана на том,
что по каждому виду материалов, сырья определяется частное от деления общей себестоимости вида запасов на их количество с учетом остатка запасов и поступлений.
По себестоимости каждой единицы оцениваются материально-производственные запасы, которые используются организацией в особом порядке (например, драгоценные камни, драгоценный металл и т.п.) или запасы, которые не являются взаимозаменяемыми.