Вся первичная документация по движению материалов со склада в цеха и производства организации поступает в бухгалтерию. В зависимости от потока документов и характера производства в организации может быть несколько структурных вариантов бухгалтерии.
На малом предприятии, как правило, все документы обрабатывает главный бухгалтер, при большом документообороте — бухгалтерия в составе двух—пяти специалистов во главе с главным бухгалтером.
На средних и крупных предприятиях создаются более сложные структуры бухгалтерского аппарата по каждому из вариантов.
Первый вариант:
- утверждена приказом по организации и действует одна бухгалтерия, в составе которой несколько секторов (отделов), одним из которых является сектор учета материалов.
Второй вариант: при цеховой структуре организации производства созданы:
- материальные бухгалтерии при каждом цехе;
- централизованная бухгалтерия, которой подчиняются все цеховые бухгалтерии. В ней собирается и обобщается весь поток документов.
Третий вариант:
- в каждой группе цехов, относящихся к одному переделу (производству), например, первого передела или сталеплавильного производства, создаются «кустовые бухгалтерии»;
- в зависимости от количества переделов (производств) действуют кустовые бухгалтерии, задача которых вести учет поступления и расхода материальных ресурсов по каждому цеху и в целом по производству (переделу);
- централизованная бухгалтерия, где обобщаются все результаты производственно-хозяйственной деятельности организации.
В процессе движения первичной документации учетные работники обязаны осуществлять действенный контроль за целесообразностью, законностью и правильностью оформления хозяйственных операций.
На практике существует несколько вариантов организации учета в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии счетными работниками открываются на каждый вид материалов в зависимости от сортности, технических характеристик и параметров карточки аналитического учета, карточки складского учета, в которых записывают все операции по движению материальных ценностей. Учет в этих карточках ведется как в натуральном исчислении, так и в денежном измерении. В конце месяца по итоговым сведениям карточек составляются сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости в системе аналитического учета и сверяются с данными складского учета.
Второй вариант учета предполагает группировку всех приходно-расходных документов по номенклатурным номерам и, в конце месяца, запись итоговых данных по каждой номенклатуре в оборотные ведомости, составляемые в денежном и натуральном измерениях по каждому складу в разрезе синтетических счетов и субсчетов.
Однако эти два варианта весьма трудоемки в условиях большой номенклатуры товарно-материальных ценностей. Наиболее оптимальный вариант — сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод учета материально-производственных запасов, исключающий дублирование учета в бухгалтерии и на складах путем использования в качестве регистров аналитического учета материалов и предполагающий использование учетных цен.
Каждый рабочий день или раз в неделю экономист бухгалтерии проверяет правильность записей в складских карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью. По окончании месяца заведующий складом или кладовщик переносит количественные сведения об остатках по каждому номенклатурному номеру товарно-материальных ценностей из карточек в ведомость остатков материалов на складе. После проверки экономистом и его визирования остатков ведомость остатков попадает в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят итоги по отдельным группам учета в целом и по складу.
Первичные документы, отражающие движения материалов, поступающие в бухгалтерию, после соответствующей проверки и таксировки в течение отчетного месяца раскладывают в контрольной картотеке по номенклатурным группам материалов и складам отдельно по приходу и расходу. По окончании месяца данную картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в денежном выражении по каждому складу в отдельности. Сведения по этим ведомостям сверяют с данными регистров синтетического учета.
Выбор метода учета в организации должен базироваться на:
- осуществлении контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения или всех стадиях обработки;
- правильном и своевременном документировании всех хозяйственных операций по движению материальных ценностей, выявлении и отражении затрат, связанных с их заготовлением, расчете фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения;
- проведении систематического контроля за соблюдением действующих на предприятии норм запасов, выявлении излишних и неиспользуемых материальных ценностей;
- своевременном проведении расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.
Для эффективного контроля сохранности товарно-материальных ценностей важное значение имеют такие факторы, как четкая организация снабжения, состояние складского и весового хозяйства, своевременное и правильное оформление поступления и расхода материалов. Для этого необходимо каждому складу присвоить постоянный номер, который должен указываться в документах. При наличии нескольких складов целесообразно сосредоточить в каждом отдельном складе хранения определенных групп материалов. Внутри складов материальные ценности необходимо размещать по секциям, типоразмерам в штабелях, на стеллажах и на полках для удобства складирования, отпуска материалов и проверки наличия. В местах хранения товарно-материальных ценностей должны быть таблички, ярлыки с указанием типа материала, его сортности.
Для выполнения указанных задач в организации необходимо иметь разработанную рациональную систему документооборота, список должностных лиц, ответственных за сохранность и перемещение запасов.