При группировке затрат, связанных с заготовлением и хранением запасов, следует учитывать:
- состав и структуру затрат, их компоненты и степень воздействия на общую сумму затрат;
- зависимость от размера (объема) поставок и вида работ;
- формирование расходов по местам возникновения затрат и материально-ответственным лицам.
В зависимости от состава, структуры и компонентов затраты подразделяются:
- на коммерческие (проценты, страхование, налоги) на хранение с учетом риска потерь;
- связанные с размером партий;
- убытки и расходы, связанные с требованием производства (ускорение доставки, способ упаковки и доставки, изменение графиков, рост накладных расходов из-за уменьшения объемов и другие внутренние и внешние причины);
- прочие непредвиденные расходы, не предусмотренные сметой.
По степени воздействия на общую сумму затрат различают затраты регулируемые (величина их находится в прямой зависимости от управленческого решения) и нерегулируемые (заработная плата персонала, амортизация и т.п.).
По отношению к размеру (объему поставок) затраты бывают:
- вмененные — финансирование с целью создания необходимых запасов (величина их прямо влияет на прибыль предприятия, поэтому важно добиваться их оптимального значения);
- релевантные — связанные с хранением материальных ценностей и выполнением заказов.
Стоимость хранения запасов включает:
- вмененные расходы по инвестициям в запасы;
- дополнительные расходы по страхованию;
- дополнительные расходы на обработку.
В релевантные затраты на хранение включают те же статьи, которые изменяются в зависимости от уровня запасов.
В стоимость выполнения заказа включают затраты на телефонные переговоры, переписку, канцелярские расходы, связанные с подготовкой заказа и оплатой по счетам.
По видам работ затраты классифицируются в соответствии с особенностями технологии обработки и хранения ценностей (транспортировка, погрузка-разгрузка, сортировка, анализ качества, складирование и т.п.).
Ведение учета затрат по заготовлению и хранению запасов должно отвечать следующим основным задачам:
- обеспечение постоянного контроля за наличием, перемещением запасов и их расходованием с целью минимизации потерь;
- оценка запасов с целью отражения полноты затрат и обеспечения достоверности сведений.
Учет потерь запасов требует постоянной проверки соответствия фактического наличия материальных ценностей на складах бухгалтерским данным. С этой целью на складах наряду с текущей инвентаризацией проводят регулярно полную инвентаризацию, при которой проверяется хранение запасов, подсчитываются и регистрируются все их виды согласно номенклатурным номерам. Обнаруженные отклонения фиксируются, детально анализируются и выявляются виновники. Результаты инвентаризации оформляются актом, излишки приходуются, недостача списывается в установленном законом порядке.
Учет затрат на транспортировку может быть как прямым, так и косвенным в зависимости от характера запасов, способа доставки и возможности отдельного учета.
Прямое отнесение транспортных затрат возможно, если оплата за доставку выделена отдельной строкой либо оговорена в договоре с транспортной организацией с указанием суммы расходов на конкретный вид материальных ценностей.
Косвенное отнесение транспортных расходов предполагает учет затрат пропорционально какой-либо базе, например, доля стоимости материала в общей стоимости поставленных материальных ценностей или в прямой зависимости от веса партии.
Учет затрат на перемещение материальных ценностей может осуществляться в нескольких вариантах.
Вариант № 1. Исчисление доли расходов на перемещение в общей стоимости материальных ценностей, отпущенных в производство и отнесение на себестоимость конкретных видов продукции. Например, в течение месяца общая сумма материалов, отпущенных в производство, 124 300 р., а расходы составили 4230 р. Доля расходов составила 3,4 %.
Материалы израсходованы на производство:
- товара А на сумму 31 800 р. (25,6 %);
- товара Б на сумму 16 250 р. (13,1 %);
- товара В на сумму 76 250 р. (61,3 %).
Следовательно, расходы на перемещение запасов будут отнесены на себестоимость товара:
- А в сумме 4230 • 25,6/100 = 1083 р.;
- Б в сумме 4230- 13,1/100 = 554 р.;
- В в сумме 4230 -61,3/100 = 2593 р.
Вариант № 2. Устанавливается норма расходов на перемещение материальных ценностей в зависимости от их массы. И далее сумма расходов относится на себестоимость изделий.
Вариант № 3. Все расходы на перемещение запасов могут относиться на общепроизводственные и (или) общехозяйственные расходы.
Конкретный способ учета расходов отражается в учетной политике предприятия.