Под влиянием времени, воздействием сил природы и в процессе эксплуатации основные средства постепенно утрачивают свои первоначальные свойства, физические качества, подвергаясь физическому и моральному износу. В результате уменьшается реальная балансовая стоимость основных средств, которая возмещается начислением амортизации в ходе полезного использования объектов. Амортизационные отчисления по объектам начисляются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету. Основные средства амортизируются в течение срока их полезного использования (до полного погашения их стоимости), включая время простоев.

Определяют срок полезного использования объекта основных средств, исходя: из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью; ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта; нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).

В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта основных средств в результате проведенной реконструкции или модернизации организацией пересматривается срок полезного использования по этому объекту. По основным средствам, бывшим до приобретения в эксплуатации, предполагаемый срок полезного использования у следующего собственника определяется вычитанием из срока службы новых объектов времени их фактического использования до момента продажи или передачи.

Амортизационные отчисления отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся, и начисляются независимо от того, прибыльно или убыточно работает организация в данном месяце, квартале, году. В течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев перевода его по решению руководителя на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 мес.

Амортизация может начисляться одним из следующих способов: линейным, уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме числа лет срока полезного использования или пропорционально объему продукции (работ).

При линейном способе годовая сумма начисления амортизации определяется из первоначальной стоимости объекта и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. Например, стоимость приобретенного объекта 120 тыс. р. Срок полезного использования 5 лет, следовательно, годовая норма амортизации 20 %. Годовая сумма амортизационных отчислений составит: 120 • 0,2 = 24 тыс. р., ежемесячная сумма амортизации 24: 12 = 2 тыс. р.

При способе уменьшаемого остатка годовая сумма амортизации определяется из остаточной стоимости объекта на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной из срока полезного использования этого объекта и коэффициента ускорения, устанавливаемого в соответствии с законодательством Российской Федерации по перечню высокотехнологичных отраслей и эффективных видов машин и оборудования. Например, стоимость приобретенного объекта 120 тыс. р. Срок полезного использования 5 лет.

Норма амортизации 20% за год, исходя из 5 лет, увеличивается на коэффициент ускорения, равный 2.

Отсюда годовая норма с учетом коэффициента ускорения составит:

20*2 = 40%, а по сумме на первый год: 120 * 0,4 = 48 тыс. р. Во второй год сумма амортизации будет равна (120 - 48) * 0,4 = 28,8 тыс. р.; на третий год (72,0 - 28,8) * 0,4 = 25,28 тыс. р.; на четвертый год (43,2 - 25,8) * 0,4 = 6,96 тыс. р. По окончании пятого года списывается как амортизация остаточная стоимость объекта: 120 - 48 - 28,8 - 25,8 - 6,96 = 10,44 тыс. р.

При способе списания стоимости объекта по сумме чисел лет срока полезного использования годовая сумма амортизации определяется из первоначальной стоимости объекта основных средств и годового соотношения, где в числителе — число лет, остающихся до конца срока службы объекта, а в знаменателе — сумма чисел лет срока службы объекта. Например, взят на учет объект стоимостью в 150 тыс. р. Срок полезного использования 5 лет. Сумма лет срока службы объекта: 1 + 2 + 3+ 4 + 5 = 15 лет.

Норма амортизации за первый год эксплуатации объекта составит:

  • 5 : 15* 100 = 33,3 %, сумма амортизации: 150 000 • 0,333 =  49 950р.;
  • за второй год норма амортизации составит: 4:15- 100 = 26,7 %, сумма амортизации: 150 000-0,267 =40 050 р.;
  • на третий год норма амортизации: 3 : 15- 100 = 20 %, сумма амортизации: 150 000-0,20 =30 000 р.;
  • за четвертый год норма амортизации: 2: 15 • 100 = 13,33 %, сумма амортизации: 150 000 • 0,1333 = 19 995 р.

После начисления амортизации за пятый год сумма начисленной амортизации за 5 лет составит 150 000 р.

При способе списания стоимости объекта пропорционально объему произведенной продукции (работ, услуг) амортизацию начисляют исходя из натурального показателя объема продукции в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта и предполагаемого объема продукции за весь срок полезного использования объекта. Например, взят на учет грузовой автомобиль стоимостью 100 тыс. р. и предполагаемым пробегом до 500 тыс. км. В отчетном периоде пробег составил 10 тыс. км.

Сумма амортизации за этот период:

10 * 100: 500 = 2 тыс. р.

Сумма амортизации за весь период пробега:

500 * 100 : 500 = 100 тыс. р.

В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления амортизации в размере 1/2 годовой суммы. В сезонных производствах годовая сумма амортизации по основным средствам начисляется равномерно в течение времени работы организации в отчетном году.

Согласно действующим положениям по объектам жилищного фонда (жилые дома, общежития, квартиры и др.), объектам внешнего благоустройства и другим аналогичным объектам (лесного хозяйства, дорожного хозяйства, и т.п.), а также по продуктивному скоту, буйволам, волам и оленям, многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста, амортизация не начисляется. Также не подлежат амортизации объекты основных средств, потребительские свойства которых с течением времени не изменяются (земельные участки и объекты природопользования).

В условиях ручного ведения учета бухгалтерия рассчитывает амортизацию основных средств поданным инвентарных карточек. За январь — по выверенным на начало года данным о наличии основных средств по местам их нахождения. Инвентарные карточки по каждому цеху, службе, подразделению группируют по видам и признаку использования (в эксплуатации, запасе, аренде) объектов, а в пределах каждой группы — по направлениям (кодам) затрат, на которые относится начисленная амортизация.

За остальные месяцы года амортизацию основных средств рассчитывают с учетом поступления и выбытия объектов в предшествующем месяце. По этим объектам начисляют соответствующие суммы амортизации, и на их величину корректируют (+ , -) величину ранее начисленных амортизационных отчислений.

По выбывшим объектам начисление амортизации прекращают с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их выбытия из эксплуатации или полного списания стоимости.

В целях учета и обобщения информации об амортизации объектов основных средств, накопленной за время их эксплуатации, используется пассивный счет 02 «Амортизация основных средств».

Начисленная сумма амортизации основных средств отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу):

  • дебет счетов 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу» и др.;
  • кредит счета 02 «Амортизация основных средств».

При этом по основным средствам, сданным в аренду на условиях возврата, арендодатель сумму начисленной амортизации отражает по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств».

При выбытии основных средств делаются следующие бухгалтерские проводки:

  • дебет счета 02 «Амортизация основных средств»;
  • кредит счета 01 «Основные средства» (на сумму накопленной амортизации);
  • дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Выбытие основных средств»;
  • кредит счета 01 «Основные средства»  (на остаточную стоимость основных средств).

Аналитический учет по счету 02 «Амортизация основных средств» ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств. Построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных об амортизации основных средств, необходимых для управления организацией и составления бухгалтерской отчетности.