Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм
В связи с производственной необходимостью в организациях часто приходится оплачивать административно-хозяйственные и операционные расходы наличными денежными средствами. В подобных случаях работнику организации могут быть выданы наличные деньги под его персональную ответственность (под отчет) для выполнения конкретных действий по распоряжению (приказу) руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами, список которых утверждается распоряжением или приказом по организации.
Наличные деньги могут выдаваться персоналу организации для выезда в служебные командировки на определенный срок, в целях выполнения конкретного задания в интересах организации (вне места постоянной работы.).
На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Основанием для выезда в служебную командировку является приказ о направлении работника в командировку, согласно которому выписывается командировочное удостоверение.
Расходы по командировкам: на проезд в оба конца; по найму жилья; суточные за время нахождения в командировке должны быть подтверждены документально.
В командировочном удостоверении о прибытии и выбытии в каждый пункт с указанием даты делаются соответствующие отметки. Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фактических расходов, отраженных в документах. Этот вид расхода не лимитируется и требует согласия только руководителя организации.
Суточные за время нахождения в командировке, а также расходы по найму жилья лимитируются Приказами Минфина России. Однако предприятие вправе осуществлять дополнительные выплаты персоналу сверх лимита на командировочные расходы. Это связано напрямую с формированием налогооблагаемой базы. Все денежные средства, выплаченные сверх утвержденных лимитов, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогам на прибыль и на добавленную стоимость.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере 7 или в соответствующей таблице при автоматизированном учете на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы наличных денег счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты на приобретенные товарно-материальные ценности, или другими счетами в соответствии с расходами.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредите счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В дальнейшем эти суммы удерживаются из заработной платы: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В случае невозможности удержания сумм задолженности из заработной платы делается проводка дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.
Расчеты с персоналом по прочим операциям
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используется для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К данному счету могут быть открыты субсчета:
73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;
73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» корреспондирует со счетами.