Интеграция России в мировую экономику способствует развитию деловых отношений между российскими и зарубежными организациями. Поэтому возникает необходимость выезжать за рубеж с целью заключения договоров на поставку сырья, материалов, товаров, энергетических и других ресурсов на взаимовыгодной основе, изучения рынка, поиска деловых контактов и т.п.
Отправляя в командировку за рубеж специалистов, организации обязаны выдать аванс в валюте страны, куда направляется специалист. В системе бухгалтерского учета данная операция отражается как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции. Аванс на командировочные расходы может выдаваться двумя способами:
- наличными деньгами в соответствующей иностранной валюте или дорожными чеками;
- корпоративной пластиковой картой как в рублях, так и в иностранной валюте.
Наиболее удобный вариант приобретения корпоративных пластиковых карт в рублях. В этом случае организация перечисляет по платежному поручению необходимую сумму для командировки на корпоративный банковский счет. По данному счету организация может пользоваться несколькими картами; они открываются на конкретное имя специалиста, который направляется в командировку за границу. Особенность рублевой корпоративной карты в том, что конвертация осуществляется по желанию клиента в любую иностранную валюту в стране пребывания.
Владельцу карты выдается индивидуальный ПИН-код для пользования, т.е. расхода выделенных сумм на командировочные расходы.
В системе бухгалтерского учета организации в этом случае делается проводка:
Перечисление денег на корпоративный банковский счет:
- дебет счета 55-4, субсчет «Пластиковые карты, полученные в банке»;
- кредит счета 51 «Расчетные счета».
Выдача пластиковой карты подотчетному лицу на конкретную сумму:
- дебет счета 71, субсчет «Расчеты по пластиковым картам»;
- кредит счета 55-5, субсчет «Пластиковые карты, выданные под отчет».
По окончании командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением чеков, выданных при совершении расходных операций.
Бухгалтерия получает банковскую выписку по корпоративному банковскому счету в разрезе каждой корпоративной карты и сверяет банковскую выписку с авансовым отчетом. Суммы, не израсходованные во время командировки, как правило, остаются на именном счете пластиковой карты, которые могут быть использованы в следующих поездках за границу. В этом случае по желанию организации корпоративный банковский счет может пополняться дополнительными суммами.
Срок действия корпоративной пластиковой карты, как правило, не менее года и оговаривается договором между банком и организацией.
Для выдачи аванса наличными на командировочные расходы в иностранной валюте организация делает заявку банку (если у нее на валютном счете отсутствует необходимая иностранная валюта) на приобретение иностранной валюты. Порядок покупки валюты определен Положением «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденным приказом ЦБ РФ № 62 от 25.06.1991. Приобретенная иностранная валюта на указанные в заявке цели зачисляется банком на специальный транзитный валютный счет организации и выдается через кассу банка кассиру организации.
Если специалисту, направленному за рубеж, выдается аванс на командировочные расходы не в валюте той страны, в которую он убывает, а в другой конвертируемой валюте, то для определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная иностранная валюта должна быть пересчитана в ее рублевый эквивалент по курсу Банка России на дату совершения хозяйственной операции, а этот рублевый эквивалент пересчитан в валюту страны убывания.
Основные бухгалтерские проводки по наличной иностранной валюте:
- получено наличными по заявке из банка: дебет счета 50, субсчет «Касса в иностранной валюте», кредит счета 52, субсчет «Валютные счета внутри страны»;
- выдана иностранная валюта в подотчет на командировочные расходы: дебет счета 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» и кредит счета 50, субсчет «Касса в иностранной валюте».
В системе аналитического учета иностранная валюта отражается дополнительно еще в рублевом эквиваленте, пересчитанном по курсу Банка России, а в системе синтетического учета только в рублевом эквиваленте.
В кассовой книге операция выдачи наличными на командировочные расходы отражается как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Кассовые операции в иностранной валюте оформляются типовыми формами первичной учетной документации.