В процессе производства материалы используются по-разному.
Например, один тип материалов полностью потребляется в технологическом процессе производства, другой тип материалов изменяет только форму и т.д. Учитывая эту особенность, материалы по способу использования и назначению в процессе производства подразделяются на:
- сырье (например, железная руда в черной металлургии);
- основные материалы (например, горячекатаная круглая или листовая сталь для машиностроения);
- покупные полуфабрикаты (например, пуговицы для швейного производства);
- вспомогательные (например, смазочные и обтирочные) материалы;
- отходы (например, стружки, обрезь, опилки);
- тару (например, деревянная для перевоза кирпича);
- топливо (например, мазут, уголь);
- запасные части;
- инвентарь и хозяйственные принадлежности;
- специальные оснастки и одежду.
Кроме перечисленных видов, материалы подразделяются по техническим свойствам и делятся на группы, согласно классификации, установленной Госкомстатом России. Указанные классификации материалов могут быть положены в основу аналитического учета в организациях.
На основе Постановления Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а утверждены следующие формы первичного учета материалов:
- формы М-2 и М-2а «Доверенность», применяемые при оформлении права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей у поставщиков. Доверенность оформляется в одном экземпляре экономистом бухгалтерии, подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью;
- форма М-4 «Приходный ордер» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, составляется материально-ответственным лицом в день поступления материалов на склад, выписывается на фактически принятое количество товарно-материальных ценностей;
- форма М-7 «Акт о приемке материалов» используется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и (или) качественное расхождение, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данная форма акта применяется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт формы М-7 составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика, транспортной организации или представителя незаинтересованной организации;
- форма М-8 «Лимитно-заборная карта» используется организациями при наличии лимитов отпуска материалов, систематически используемых в процессе производства. Эта карта выписывается в двух экземплярах на один номенклатурный номер материала. Отпуск материалов со склада в производство осуществляется при предъявлении представителям цеха, производства своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество выданных со склада материалов, выводит остаток лимита по номенклатуре материала. В лимитно-заборной карте цеха, производства, т.е. структурного подразделения организации, расписывается кладовщик, а в экземпляре склада — представитель цеха;
- форма М-11 «Требование-накладная» применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами. Форму М-11 составляет в двух экземплярах материально-ответственное лицо, отпускающее материалы. Один экземпляр формы служит сдающему складу основанием для списания товарно-материальных ценностей, а другой — для оприходования стороной, которая приняла эти ценности;
- форма М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» используется для учета отпуска материальных ценностей подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договора купли-продажи или других документов;
- форма М-17 «Карточка учета материалов» используется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Основанием для записей служат приходно-расходные документы в день совершения операции;
- форма М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Данный акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика.
Аналитический учет поступления материалов можно вести по учетным ценам. Например, если в качестве учетной цены используют договорные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по этой цене. Наценки снабженческих организаций, комиссионные вознаграждения, транспортно- заготовительные расходы, таможенные пошлины и другие составляющие фактических расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете учета транспортно-заготовительных расходов.
При автоматизированном учете материалов все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерии и склада (цеха, подразделения). Независимо от принятого метода аналитического учета материалов в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их по складам, материально-ответственным лицам и группам материалов.