Согласно действующему налоговому законодательству (ст. 313 НК РФ) подтверждением данных налогового учета являются следующие документы:
- первичные учетные документы;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Все документы по налогам формируются в организации в системе налогового учета.
По НДС основными учетными документами являются: платежные поручения; счета-фактуры; журналы учета полученных и выставленных счетов; книги покупок и книги продаж; налоговая декларация.
Наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета (возмещения) НДС по приобретенным материальным ресурсам (работам, услугам).
Для правомерного зачета НДС счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ.
В счете-фактуре должны быть указаны:
- порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения;
- количество (объем) товара;
- цена за единицу измерения согласно договору;
- стоимость товаров (работ, услуг) за все поставляемое количество без НДС;
- ставка НДС;
- сумма НДС;
- общая стоимость поставляемых товаров (работ, услуг) с учетом НДС;
- номер грузовой таможенной декларации при работе с зарубежными организациями.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
Если какие-либо строки (графы) счета-фактуры не могут быть заполнены по причине отсутствия необходимой информации, то в них ставятся прочерки.
При отгрузке товаров (работ, услуг) налогоплательщик-продавец составляет счет на стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) в двух экземплярах.
Первый экземпляр счета-фактуры в течение пяти дней с даты отгрузки представляется поставщиком покупателю. При направлении счета-фактуры покупателю по почте датой представления считается дата сдачи счета-фактуры на почту. Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж.
Счета-фактуры, составленные поставщиком при выполнении работ, оказании услуг, при отгрузке товаров, отражаются у него в книге продаж в хронологическом порядке по мере продажи в том налоговом периоде, в котором признается реализация товаров в целях налогообложения.
Счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируются покупателем в книге покупок также в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования (принятия к учету) приобретаемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг. До момента оплаты приобретенных товаров счета-фактуры, выписанные продавцами, хранятся у покупателя в журнале учета счетов-фактур и в книге покупок не регистрируются.
На основе данных, полученных при обработке первичных документов, налогоплательщик составляет по окончании налогового периода налоговую декларацию по НДС.
Налоговая декларация составляется по налогу на прибыль организации, а также по другим налогам и сборам. Формы налоговых деклараций утверждены приказами Министерства по налогам и сборам.