При изучении предмета бухгалтерского учета был сформулирован вопрос: «Какой объект отражается в системе учета?» при использовании конкретного метода. Форма же бухгалтерского учета позволяет нам задать вопрос: «Какова система обработки информации, на каких носителях информации следует отражать все хозяйственные операции?».
Форма бухгалтерского учета — способ обработки учетной информации путем использования определенной совокупности учетных регистров. В ней должны предусматриваться отражение хозяйственных операций в определенной последовательности и возможность группировки учетных данных соответствующими приемами записей (комбинация учетных регистров, логическая связь между ними, последовательность осуществления бухгалтерских записей).
В России наибольшее распространение получили формы учета способами:
- ручным («журнал-главная», простая, мемориально-ордерная, журнально-ордерная);
- автоматизированным (таблично-перфокарточная, таблично- автоматизированная).
Форма «журнал-главная» заключается в регистрации всех хозяйственных операций организации в специальных накопительных ведомостях: учет основных средств, амортизации, материалов, производственных затрат, готовой продукции, расчетных операций и других непосредственно из первичных документов. Все хозяйственные операции записываются в хронологическом порядке, с использованием системы синтетических счетов: сначала переносятся остатки по каждому счету на начало месяца, затем регистрируются все операции по первичным документам. По окончании месяца исчисляются и записываются дебетовые и кредитовые обороты по счетам, выводятся остатки на конец месяца и составляется баланс.
Простая форма бухгалтерского учета — один из вариантов формы «журнал-главная».
Указанные формы бухгалтерского учета используются малыми предприятиями, организациями с небольшим потоком первичных документов, с простым процессом производства, а также используются некоммерческими организациями.
Форма бухгалтерского учета выбирается организацией самостоятельно в соответствии с принятой учетной политикой, и в течение отчетного периода не должна изменяться.
За последующие годы получила широкое распространение таблично-автоматизированная форма учета, основанная на действующей журнально-ордерной форме.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета в зависимости от типа предприятия, отраслевой принадлежности принимается в нескольких вариантах.
Для аналитического учета используются карточки, ведомости и книги. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях.
На каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где в обязательном порядке указываются: дата, наименование операции, бухгалтерская проводка и сумма. Если ордер выпускается в виде отдельного документа, то ему присваивается и порядковый номер. Мемориальный ордер подписывается бухгалтером, в отдельных случаях может подписываться руководителем и бухгалтером.
Иногда на типографски изготовленных бланках первичного учета предусматривается место для мемориального ордера (кассовые приходные и расходные ордера, банковские документы, ведомости, требования).
Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. По этим ведомостям раз и месяц составляются мемориальные ордера.
Составленные ордера записываются в хронологическом порядке и регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. После записи в регистрационном журнале данные мемориальных ордеров переносят в главную книгу. В главной книге называется краткое содержание операции, итоговая сумма и сумма по дебету (Д) и кредиту (К) счетов
Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются и балансовую оборотную ведомость.
На основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости аналитического учета, записи в которых сверяют с оборотной балансовой ведомостью, обороты по дебету счета и кредиту балансовой оборотной ведомости сверяют с оборотом в журнале регистрации мемориальных ордеров.
Мемориально-ордерная система учета применяется на предприятиях с небольшим оборотом средств (в основном на государственных).
Недостатки этой формы:
- раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров;
- приходится составлять большое количество мемориальных ордеров.
Преимущество — простота ведения учета.
В процессе совершенствования мемориально-ордерной формы учета постепенно отказались от составления ордеров и регистрационного журнала. Были разработаны регистры, основанные на накопительных и группировочных ведомостях, а книги заменили свободными листами.
Таким образом, появилась журнально-ордерная система бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма учета появилась в Российской Федерации в начале 1940-х гг. В настоящее время используется большинством крупных и средних предприятий.
Адаптируя эту форму к конкретным хозяйственным операциям, предприятия сохраняют стержневую основу журнальноордерной формы.
В соответствии с принятой на предприятии учетной политикой и спецификой производства, организация разрабатывает свой рабочий план счетов: выбирает счета I порядка, определяет счета II порядка — субсчета и другие аналитические счета. Поэтому отдельные журналы-ордера могут вообще не применяться либо используются частично.
Организация может либо применять по своему усмотрению вспомогательные и группировочные ведомости, а также регистры аналитического учета, либо разрабатывать новые формы.
И в зависимости от объема учетной информации журналы-ордеры могут открываться на месяц или квартал. В основе журнально- ордерной формы принципы накапливания и систематизации данных первичного учета. Записи по всем хозяйственным операциям ведутся систематически и в хронологическом порядке.
Аналитический и синтетический учеты ведутся, как правило, и единой системе записей по журналам-ордерам и вспомогательным ведомостям. По некоторым видам счетов могут вестись кар- 1очки аналитического учета, итоговые данные из которых переносятся в оборотные ведомости.
Для учета хозяйственных средств ведутся инвентарные карточки, книги учета, ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, оборотные ведомости по учету готовой продукции.
Данные из первичных документов предварительно группируют и ведомостях, а их итоги затем переносят в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: из первичных документов данные записываются по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Например, операции по расчетному и валютному счетам, а также кассовые операции регистрируют в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости по дебету счетов.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносят в главную книгу.
По данным главной книги составляют сальдовый бухгалтерский баланс.
Главную книгу открывают на год для учета данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам и для составления баланса. В ней записывают: сальдо на начало месяца по каждому счету, обороты по дебету и кредиту счетов, сальдо на конец месяца по каждому счету.
Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражают одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
Правильность записей в главной книге проверяют подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны.
Выбирая эту или иную форму бухгалтерского учета, организации могут самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры к специфике своей деятельности при условии соблюдения методологии учета, отраженной в законодательных и нормативных документах. Поэтому многие предприятия, учитывая особенности своей деятельности, адаптируют журналы-ордера и ведомости для удобства ведения учета.