Организация бухгалтерского учета с использованием ЭВМ

В настоящее время приняты, в основном, четыре уровня сис­темы автоматизации бухгалтерского учета:

1. Проводки — главная книга — баланс;
2. Интегрированная бухгалтерия;
3. Комплексный бухгалтерский и налоговый учет;
4. Сетевая версия бухгалтерского учета.

Первые три уровня — однопользовательские системы, они име­ют одно рабочее место (РМ) — один терминал, одну клавиатуру.

Уровень 1 — автоматизированное рабочее место (АРМ) для выполнения одной функциональной задачи: на основании первичных документов и проводок вести главную бухгалтерскую книгу и получить баланс предприятия.

Уровень 2 — интегрированная система (ИС) для решения не­скольких функциональных задач выполнена в виде единой неразде­ляемой программы, например, бухгалтерия — заработная плата — материалы — основные средства — затраты.

Уровень 3 — программный комплекс (ПрК) для решения не­скольких функциональных задач — выполнен в виде отдельных модулей, которые можно добавлять или убирать по мере надобности. Модули связаны интерфейсом передачи информации для све­дения баланса предприятия, других форм отчетности и получе­нии дополнительной информации.

Уровень 4 — многопользовательские системы с несколькими рабочими местами (РМ), позволяющие одновременно решать раз­ные задачи.

По способу реализации режима работы многопользовательские системы подразделяются на следующие виды:

• многотерминальные — на базе одной ЭВМ с возможностью подключения  определенного количества терминалов;
• многомашинные — на основе нескольких ЭВМ, объединенных логическими и иными связями в качестве интерфейса передачи информации (обычно по модему);
• сетевые — на базе нескольких ЭВМ; интерфейсом передачи информации служит сеть.

В зависимости от специфики оборота средств, типа хозяйствен­ных операций, действующей на предприятии системы учета и отчетности разрабатываются компьютерные программы, которые можно разделить на функциональные и инструментальные.

Функциональные программы содержат определенный набор учетных функций, которые практически не могут быть изменены или дополнены в процессе эксплуатации, особенно когда требуется но сделать при изменении методологии учета. Этот вид программ Польше ориентирован на конечного пользователя — бухгалтера.

Инструментальные программы представляют комплекс средств, позволяющих пользователю самостоятельно описывать учетные функции в соответствии с нуждами и потребностями ведения бухгалтерского учета, вносить необходимые изменения. Преимущество этих программ — универсальность и гибкость.

В чистом виде функциональные и инструментальные програм­мы в настоящее время не действуют. Многие функциональные программы содержат набор инструментальных средств, а многие инструментальные программные продукты, с учетом специфики, — набор учетных функций, которые жестко заложены в алгоритмы программы.

Широкое распространение получила, в силу своей универсаль­ности, бухгалтерская программа 1С. Новая ее версия позволила гибко совместить функциональные и инструментальные аспекты. Прикладная часть программы внешне состоит из традиционной доставляющей — плана счетов бухгалтерского учета, экранных форм первичных документов, регистров, журналов. Особенность и том, что все это управляется с помощью конфигурирования, что позволяет использовать программу под потребности конкрет­ного предприятия, когда в прикладную систему включаются ров­но столько функций, документов и форм отчетности, сколько требуется в данный отчетный период.

Настройка плана счетов позволяет обеспечить автоматическое формирование показателей форм финансовой отчетности. Данные для отчетности извлекаются из бухгалтерских итогов и объектов системы аналитического учета. Не требуется ввода дополнитель­ной информации для получения требуемых форм бухгалтерской отчетности. При этом сохраняется возможность ручной корректировки данных.

Ядро программы бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций, и компьютеризированная бухгалтерия может выполнять всю программу учета затрат и отчетности. Типовая схема бухучета с использованием СКС — сетевой компьютерной систе­мы имеет пять РМ, оснащенных компьютерами, причем каждое формирует проводки по первичным документам, ука­занным в схеме.

Главный бухгалтер имеет возможность контролировать фи­нансово-хозяйственную деятельность, получая при необходи­мости сведения по журналам-ордерам, карточкам и прочим ана­литическим документам вплоть до баланса, формы № 2 и дру­гих форм отчетности.

Работники бухгалтерии на своих рабочих местах получают необходимую документацию с результатами обработки данных, введенных с любого из пяти РМ. Например, работник бухгалтерии, ведущий учет денежных средств, напрямую связан с информацией по учету материалов, заработной платы, затрат и прибыли.

Схема включает пять рабочих компьютеров и один центральный (высокопроизводительный компьютер файлсервер или клиент-сервер). Если центральный компьютер работает в режиме клиент-сервер, то в нем хранятся данные и работает программа, обеспечивающая заполнение таблиц и получение из них данных в виде выборок по заданным признакам, обработку выбранных данных и передачу результатов на ту рабочую станцию, которая затребовала данную информацию.

Рабочая ПЭВМ формирует задание серверу и после выполне­нии обеспечивает просмотр и печать полученной информации.

Рассмотрим вариант, когда центральный компьютер работает в режиме файл-сервер. В данном случае он используется только для хранения сведений, которые необходимы для рабочих мест.

Сеть в этом варианте обеспечивает совместное использование рабочими ПЭВМ журнала операций и справочников, хранящихся на файл-сервере.

В сетевой программе предусмотрен количественно-суммовой учет, ведение которого исключает в бухгалтерской программе необходимость использования отдельных программ складского учета.

В журнал добавляют графы «количество» и «цена», предусмат­ривают справочник хранения товаров, материалов, запчастей и других ресурсов.

При значительном объеме количественно-суммового учета (бо­лее 20 000 проводок в квартал) требуется быстродействие, поэто­му предпочтительны программы, основанные на быстродейству­ющих программных средах типа «Clipper», «Fox-Pro». Файл-сер­вер в этом случае должен быть укомплектован быстродействую­щим жестким диском и контроллером.

Создание компьютерной сети сопряжено со значительными материальными затратами.

Особенности работы компьютерных сетей:

• доступ к таблицам и справочникам на файл-сервере может временно замедляться, например, когда главный бухгалтер запускает на своем компьютере расчет балансовой оборотной ведомо­сти.
• в некоторых программах указанный недостаток в значительной степени устраняется благодаря тому, что на файл-сервере хранят­ся не только проводки, но и остатки, обороты по каждому счету, субсчету, респонденту. Поэтому оборотная ведомость фактически поддерживается в готовом виде непрерывно и корректируется после ввода каждой новой проводки;
• невозможность корректировки одних и тех же данных с раз­ных рабочих мест, гак как это приведет к ошибке в учете;
• обновление изображения на экране дисплея рабочей станции может на несколько секунд опаздывать по сравнению с измене­нием сведений на файл-сервере;
• завершение работы с программой на рабочем месте требует от оператора аккуратности, перед включением компьютера необ­ходимо выполнить действия согласно инструкции;
• файл-сервер можно выключить только после завершения ра­боты с программой всех рабочих станций;
• для эксплуатации сети необходимо иметь бесперебойные ис­точники питания;
• в сетевой бухгалтерии происходит очень быстрое накопление данных и поэтому возникает необходимость, во избежание по­терь, в регулировании данных путем копирования журнала опе­раций и справочников на специальные устройства.

В настоящее время рынок программных продуктов достаточно разнообразен, и в зависимости от специфики учета на предприя­тии можно выбрать и адаптировать бухгалтерскую программу по желанию руководителя предприятия и главного бухгалтера.