Ошибки в бухгалтерском учете и отчетности в большинстве случаев представляют непредвиденные искажения сведений, отраженных в синтетическом и аналитическом учете и отчетности.
Ошибки могут быть совершены в результате арифметических или логических погрешностей при обработке первичных документов, обобщении данных учета, при составлении отчетности и в других случаях. Они могут привести к неверной классификации объектов учета, их оценке, искажению налогооблагаемой базы, изменению себестоимости и прибыли, в конечном итоге достоверность отчетных данных может быть поставлена под сомнение. Поэтому в системе бухгалтерского учета и отчетности должен быть установлен надлежащий контроль.
Установить ошибку, например, в оценке объектов учета достаточно сложно без контроля со стороны как внутреннего, так и внешнего аудита. Действенным методом уменьшения ошибок в учете является регулярное проведение инвентаризации имущества и обязательств. Правильно разработанный рабочий план счетов организации также может способствовать своевременному обнаружению допущенных ошибок при использовании бухгалтерского анализа корреспонденции счетов, остатков и оборотов по ним.
Непреднамеренные ошибки можно разделить на две категории:
- технические ошибки, которые возникают при обработке первичных документов и вводе данных в регистры учета, в процессе расчета сумм налоговых платежей, при переносе данных бухгалтерского учета в налоговые декларации, при неправильном заполнении строк отчетности и в других случаях;
- методические ошибки, возникающие в тех случаях, когда принимаются к учету первичные документы по совершенным хозяйственным операциям с нарушением действующего законодательства (использование произвольных форм документов, подчистки и помарки в документах, отсутствие подписей материально-ответственных лиц, руководителей, несоблюдение сроков обработки первичных документов и требований ПБУ, других нормативных актов).
Рассмотрим некоторые из них.
Организация списала командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств, на затраты текущего месяца (счет 26 «Общехозяйственные расходы»). В данном случае нарушен п. 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» в части отражения первоначальной стоимости основных средств на счетах учета, согласно которому в первоначальную стоимость объекта основных средств должны включаться фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в состояние, пригодное для использования (счет 08 «Вложения во внеоборотные активы»). В бухгалтерском балансе эта ошибка, если ее не исправить, исказит данные строки 120.
Типичной ошибкой, например, является отражение затрат по модернизации оборудования в составе расходов по обычным видам деятельности. В результате этого искажаются показатели себестоимости выпуска продукции (работ, услуг) и прибыли (форма № 2, «Отчет о прибылях и убытках»), В данном случае затраты по модернизации должны быть отражены в объекте основных средств, который был модернизирован в сторону увеличения его первоначальной стоимости (форма № 1, «Бухгалтерский баланс», строка 120).
Согласно «Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ» (приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34Н, п. 11, разд. 2), текущие и единовременные затраты должны вестись раздельно. Затраты по модернизации оборудования являются единовременными.
Причины искажения бухгалтерской отчетности:
- неполнота учета фактов хозяйственной жизни;
- необоснованность учетных записей в регистрах;
- ошибки в оценке и хронологии;
- неправильное или недостаточное отражение информации в отчетных формах.
В основном эти ошибки свидетельствуют о достаточно слабых знаниях правил учета, которые во время реформы бухгалтерского учета, к сожалению, постоянно меняются. Чтобы исключить подобные факты, некоторые предприятия не реже одного раза в неделю за час до начала рабочего дня изучают все происходящие изменения в учете и законодательстве, разбирают на конкретных примерах типичные ошибки.
Изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествующим периодам (после ее утверждения), вносятся в отчетность, составляемую за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.
Существенное изменение должно быть раскрыто в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках вместе с указанием причин, вызвавших это изменение. Например, организация допустила ошибку в учете, которая привела к искажению финансового результата прошлого года. В этом случае необходимо помнить, что изменения в уже утвержденную и представленную пользователям бухгалтерскую отчетность за прошлый год вносить нельзя.
Указанные изменения следует внести в отчетность года, в котором эти ошибки были обнаружены. Методы внесения исправлений таких ошибок традиционны: отрицательные записи, дополнительные бухгалтерские записи или приведение сальдо счетов к необходимым значениям. Согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», выявленные доходы или расходы подлежат обособленному отражению на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе внереализационных доходов (расходов) как прибыль или убыток, выявленные в отчетном году, но относящиеся к хозяйственным операциям прошлого года. Следует также отразить результаты производственных корректировок в расшифровке отдельных прибылей или убытков к форме № 2 «Отчет о прибылях и убытках».
Счет 91 «Прочие доходы и расходы» используется только при исправлении ошибок прошлых лет. Если обнаружены искажения в предыдущей промежуточной отчетности текущего года, то в следующей отчетности ошибки исправляются в обычном порядке. Это связано с тем, что промежуточная отчетность текущего года напрямую связана с последующей промежуточной отчетностью по графе с начала года.
Например, ошибка первого квартала отчетного года, обнаруженная во втором квартале, исправляется во втором квартале текущего года.
Так как отчетность за год составляется нарастающим итогом, то в ней будут учтены как неправильные записи первого квартала, так и корректирующие их записи, произведенные во втором квартале. Поэтому искажение данных отчетности первого квартала года будет устранено при составлении отчетности за первое полугодие года.
Ошибки в оценке активов и пассивов могут привести как к занижению, так и к завышению валюты баланса. Их основные причины:
- неверно сделан расчет сумм амортизации основных средств и нематериальных активов;
- допущены ошибки в оценке основных средств и их переоценке;
- не списаны недостачи материалов;
- неверно сняты остатки незавершенного производства на конец месяца;
- не списана безнадежная задолженность.
В учете и отчетности, как правило, каждое изменение проводится по главной книге; решение в каждом отдельном случае об исправлении в учете или в отчетности принимает главный бухгалтер организации.
Порядок внесения исправлений в налоговую отчетность имеет особенности. Обнаружение ошибки в расчете налогов исправляются в период их совершения.
Обязательства перед бюджетами всех уровней, возникшие в результате обнаружения и исправления ошибки в расчете сумм налогов, отражаются в учете в момент обнаружения и исправления суммы этих обязательств.
При обнаружении ошибок в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым периодам, налоговые обязательства пересчитывают в период совершения ошибки.
Налоговые обязательства отчетного периода, в котором выявлены искажения, корректируют только в случае невозможности определения конкретного периода, к которому эти искажения относятся.
Искажения в налоговых декларациях за отчетный период могут быть следующих видов:
- приводящие к недоплате налога;
- приведшие к переплате налога;
- не влияющие на налоговые обязательства организации.
При самостоятельном выявлении и исправлении налогоплательщиком ошибок в налоговой декларации и подаче в налоговую инспекцию заявления о ее дополнении и изменении появляются смягчающие ответственность обстоятельства. Согласно НК РФ, при наличии хотя бы одного смягчающего ответственность обстоятельства размер штрафа подлежит уменьшению не меньше чем в два раза по сравнению с установленным за налоговое правонарушение.