Первичный учет представляет начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы конкретного предприятия.
Для первичного учета характерны и контрольные функции, которые заключаются в выявлении отклонений в момент их возникновения.
II стадию первичного учета (иногда ее называют документированием операций) включают представление, обработку и движение первичных документов вплоть до сдачи их в архив.
Первичный учет строится на следующих основных принципах:
- первичный учет является основным носителем информации для бухгалтерского, оперативного, статистического и налогового учета;
- данные первичного учета используются при аудиторских проверках и в контрольно-ревизионной работе;
- построение первичного учета прямо зависит от особенностей организации производства, труда и управления;
- отражая особенности действующей системы управления, первичный учет обеспечивает обратную связь с управляемой системой;
- создание единой системы кодирования данных, особенно мм, где внедрена автоматизированная система учета и управления;
- непосредственная связь первичного учета со всеми участниками бухгалтерского учета;
- строгое документирование хозяйственных операций.
Объектами первичного учета являются: заготовление ресурсов; приобретение, хранение и расходование материальных ресурсов; использование топливно-энергетических ресурсов; затраты на производство и реализацию; трудозатраты (время, трудоемкость); объем выпуска и реализации; товарооборот; расчеты с поставщиками и заказчиками, подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами; расчеты с банками, бюджетом и внебюджетными фондами и т.п.
Рациональная организация бухгалтерского учета предполагает установление документирования операций:
- содержание, последовательность и сроки выполнения всех работ на первой стадии учетного процесса (текущее наблюдение, измерение и регистрация хозяйственных операций);
- установление видов первичных документов, их название и номера форм;
- порядок и сроки составления и прохождения документов;
- функции каждого исполнителя.
Таким образом, первоначальные сведения о всех хозяйственных процессах на предприятии должны отражаться в первичных документах.
Первичный документ — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, которое подтверждает юридическую силу и ответственность исполнителей.
Бухгалтерские документы, как правило, составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.
Реквизиты — показатели, приводимые в документах, которые характеризуют данную хозяйственную операцию: наименование документа, код формы, дата составления, наименование центра ответственности, содержание хозяйственной операции, количественная характеристика ее в натуральном и денежном измерениях, наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции, подписи и т.п.
На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах: счетах, журналах, ведомостях и т.п.
Учетные документы подразделяются на:
- внешние — поступают на предприятие со стороны (от поставщиков, покупателей, от банков, бюджетных организаций, налоговой инспекции и т.п.). Например, счет-фактура, платежное поручение, инкассовое поручение. Выписки из расчетного счета и т.п.;
- внутренние — составляются на самом предприятии.
Внутренние учетные документы имеют несколько видов:
- распорядительные — с указаниями о производстве, о выполнении тех или иных хозяйственных операций (приказы, распоряжения, финансовые документы);
- оправдательные (исполнительные) — они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (приходные ордера (акты приемки материалов), акты, накладные и т.п.), в обязательном порядке подписываются ответственными лицами, затем поступают в бухгалтерию, проверяются и принимаются к учету;
- комбинированные — одновременно исполнительные и распорядительные (кассовые приходные и расходные ордера, ведомости на выдачу заработной платы и т.п.);
- документы бухгалтерского оформления (справки, расчеты, ведомости распределения).
В зависимости от характера хозяйственной операции и временного режима бухгалтерии документы подразделяются на:
- разовые — составляются в один прием и на каждую хозяйственную операцию;
- накопительные — составляются в течение определенного периода постепенным накапливанием однородных хозяйственных операций (лимитно-заборные карты, наряды и т.п.);
- первичные — составляются на каждую операцию в момент ее совершения (документы на отпуск материалов);
- сводные — обобщают показатели путем соответствующей группировки, систематизации (сводные ведомости).
Учетная документация должна быть точной, простой и ясной, своевременно оформленной и достоверной. Среди учетных документов часто используют так называемые типовые документы, которые характерны для предприятий разных форм собственности.