Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета.
Основная цель проведения инвентаризации — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности по имуществу предприятия и его финансовым обязательствам.
Имущество предприятия — это основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
Финансовые обязательства — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально-ответственному лицу согласно Приказу Минфина России от 13.09.1995 № 49. Проведение инвентаризации обязательно в следующих ситуациях:
- при передаче имущества в аренду, при продаже, а также при реорганизации предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально-ответственных лиц на день приемки передачи дел;
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций;
- при ликвидации предприятия.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем предприятия, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризации приказом по предприятию создается инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
При таком объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии включают: представителей администрации, работников бухгалтерии, специалистов.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера в присутствии материально-ответственных лиц.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименование ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправляют ошибки во всех экземплярах описей зачеркиванием неправильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки подчеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица.
В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. Имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, фиксируется в отдельных описях. Для оформления инвентаризации применяют формы первичных документов.
Особенности инвентаризации основных средств:
- до начала инвентаризации следует проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; технических паспортов; документов на основные средства, сданные или принятые в аренду или на хранение;
- при инвентаризации комиссия осматривает объекты и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные характеристики;
- машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского номера, организации-изготовителя, года выпуска, мощности и т.п.;
- на основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
При инвентаризации нематериальных активов проверяется: наличие документов, подтверждающих права предприятия на его использование, правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе, правильность исчисления и отражения амортизации.
Особенности инвентаризации финансовых вложений:
- проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций; займы, предоставленные другим лицам;
- фактическое наличие ценных бумаг (правильность их оформления, реальность стоимости, сохранность ценных бумаг, своевременность и полнота отражения в учете);
- финансовые вложения в уставные капиталы других организаций должны быть подтверждены документами.
Особенности инвентаризации товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы):
- заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, количества, сорта и т.п.;
- инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) проводится в порядке расположения их в конкретном помещении;
- ТМЦ пересчитываются, перевешиваются или перемериваются в обязательном порядке;
- инвентаризация ТМЦ отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах покупателей, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм;
- описи ТМЦ составляются отдельно на ценности неоплаченные, находящиеся в пути, отгруженные, находящиеся на складах покупателей;
- ТМЦ, находящиеся в эксплуатации, проверяются по местам их нахождения;
- ТМЦ, пришедшие в негодность и несписанные, в опись не включают, а составляют акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности;
- тара заносится в описи по видам, целевому назначению (новая, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, также составляется акт.
Особенности инвентаризации незавершенного производства (НЗП):
- проверка заделов НЗП (заготовки, детали, узлы, агрегаты) путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания;
- составление описи отдельно по каждому подразделению (участку, отделению, цеху);
- в опись НЗП не включаются забракованные детали, заготовки;
- по незавершенному капитальному строительству (НЗКС) в описях указывается наименование объекта и объем выполненных строительных и других работ;
- по НЗП, представляющему смесь сырья или неоднородную массу, приводят два количественных показателя: количество массы (смеси), количество сырья или материалов, входящих в ее состав.
Особенности инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности:
- инвентаризация кассы проводится в соответствии с действующим в России порядком ведения кассовых операций;
- к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки госпошлины, путевки в дома отдыха, санатории и т.п.);
- фактическое наличие бланков строгой отчетности проверяется по их видам и номерам;
- инвентаризация денежных средств, находящихся на расчетных счетах, проводится сверкой данных бухгалтерии и банковской выписки.
Выявление при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета отражается следующим образом:
- основные средства, ТМЦ, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуется;
- убыль ценностей, в пределах норм, списывается по распоряжению руководителя;
- недостачи ценностей относятся на виновных лиц;
- результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором она была завершена.
Таким образом, инвентаризация должна соответствовать формированию достоверности сведений, отраженных в учете.