Кредитное дело является не документом, а внутренней, хронологической и всеобъемлющей регистрацией всех взаимоотношений между банком и клиентом этого банка. Содержание кредитного дела обычно выходит за рамки чисто кредитных взаимоотношений и затрагивает регистрацию всех видов деятельности между контрагентами (кроме трастовых взаимоотношений). Всеобъемлющая природа такого кредитного дела необходима для определения рентабельности или рискованности состояния всего комплекса взаимоотношений. Содержание кредитного дела, помимо всего прочего, должно включать:
- копии всей корреспонденции между клиентом и банком;
- все записи, подготовленные персоналом банка в качестве детального отчета о своих контактах с клиентом;
- копии всех письменных кредитных анализов и утверждений ссуд,подготовленных служащими банка, содержащие подписи утверждавших сотрудников и, в случае отказа на просьбу о ссуде, причины этого отказа;
- копии всех извещений об открытии кредитной линии и аккредитивов, кредитных валютных лимитов и всей остальной документации, относящейся к взаимоотношениям с клиентом;
- копии анализов прибыльности, относящихся к взаимоотношениям.
Кредитное дело представляет собой «сердце» документированных отношений между клиентом и банком. Из-за своей конфиденциальности доступ банковских служащих к кредитному делу ограничен только теми служащими, которые прямо вовлечены во взаимоотношения банка с клиентом. Кредитные дела обычно находятся в секции кредитного анализа кредитного департамента, и только определенные кредитные служащие могут получить к ней доступ по просьбе и для надлежащей цели.
Форма для предоставления кредита к одобрению
С тем, чтобы содействовать процессу одобрения кредита, департамент кредитной политики обычно разрабатывает специальный формат, в котором представляются для рассмотрения все новые кредиты и соглашения о резервировании возможностей получить кредиты, также как и делаются ежегодные обзоры состояния отношений по действующим кредитным сделкам. Данные презентационные формы и ежегодные обзоры обеспечивают служащих, ответственных за одобрение кредитов, и ссудные комитеты детальными и всесторонними аналитическими данными о недавнем, текущем и будущем финансовом состоянии (возможного) заемщика; надлежащей информацией о его бизнесе и менеджменте; обзорными данными об общем состоянии отношений банка с клиентом, включая возможные объемы потерь и прибыльность отношений с клиентом. Образец формы для представления кредита к одобрению приведен в Приложении 11.
Изменения, внесение новых условий, краткосрочные кредитные услуги.
В течение года клиент, получивший ссуду, может затребовать изменений или внесения новых условий в кредитную услугу, новую краткосрочную ссуду или кредитную линию для краткосрочных заимствований; или даже новый кредит сроком свыше одного года. Если по отношениям с ним был недавно совершен детальный обзор, презентационная форма может быть подготовлена в более короткой форме на основе отсылки к материалам последнего обзора или тем секциям в обзоре, которые остались неизменными.