Решения о выдаче кредита, его увеличении или уменьшении или об отказе в нем принимаются исходя из кредитного досье. Таким образом, качество досье является основополагающим для принятия мотивированного решения. Досье должны быть качественными по содержанию и по форме.
Качественное содержание. Это прежде всего совокупность документов, обосновывающих решение выдать, увеличить, сохранить, уменьшить кредит или отказать в нем:
- финансовый анализ положения клиента
- экономическая информация о его деятельности
- информация об акционерах, руководителях
- статьи из прессы, отчет о посещениях или телефонных разговорах
- информация о деятельности: движения по счетам, неплатежи, рентабельность, качество залога
- обобщающая записка при решении об изменении условий кредита или о его возобновлении с мотивированной рекомендацией автора записки.
Эта совокупность документов, должна убеждать того, кто знакомится с досье, что кредит был выдан, изменен, возобновлен только после серьезного изучения положения клиента. Должно быть также видно, что досье регулярно пополняется и позволяет быстро среагировать в случае появления признаков, указывающих на приближение трудностей у предприятия.
Качественная форма. Досье должно составляться по определенному стандарту и иметь четкую и тщательно отработанную структуру, чтобы можно было быстро и рационально помещать в него различные документы, касающиеся клиента. Пользователь досье должен иметь незатруднительный доступ к информации и документам, которые ему нужны. Это особенно важно на случай отсутствия работника, непосредственно отвечающего за данного клиента. Работник, его заменяющий, должен быстро найти необходимые сведения, позволяющие ему принять адекватное решение.
Досье, конечно, должно включать документы: устав, свидетельство о регистрации, контракты, финансовую отчетность, справки, записки, анализы, кредитный договор, выписки из решений кредитного комитета, договор залога, распоряжения в бухгалтерию о выдаче кредита и т.д.
Тщательное отслеживание рисков. Кредитный договор и предоставление средств в распоряжение клиента не означают окончание кредитной операции, т.к. риск сохраняется на всем протяжении срока кредита. В частности, это касается краткосрочных возобновляемых кредитов, выдаваемых предприятиям. Постоянно должно осуществляться тщательное отслеживание, чтобы выявить элементы, заставляющие пересматривать условия кредита. Быстрота, с которой эти элементы выявляются, и быстрота адекватной реакции являются факторами, позволяющими существенно ограничить убытки в случае банкротства клиентов. Должны быть приняты следующие процедуры:
- ответственность за отслеживание положения клиента;
- хорошая система информации для управления;
- наблюдение за превышениями лимитов;
- идентификация неплатежей;
- контроль за движением средств;
- отслеживание гарантий;
- отслеживание положения клиента;
- ежегодный пересмотр досье.